Νέοι τρόποι επικοινωνίας και παραγωγικότητα


shutterstock_110678570 Οι εργαζόμενοι της σημερινής εποχής έχουν στα χέρια τους όλο τον τεχνολογικό πλούτο, καθώς και εργαλεία που τους επιτρέπουν να επικοινωνούν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά μεταξύ τους. Σε πολλές δουλειές, απαιτείται η ανταλλαγή αρκετών τηλεφωνημάτων και e mails ανάμεσα στους εργοδότες, τους συναδέλφους και τους πελάτες για να ολοκληρωθεί μία συμφωνία και, δυστυχώς ή ευτυχώς, αυτός ο τρόπος επικοινωνίας είναι απαραίτητος. Πώς θα τον χρησιμοποιήσουμε, όμως, για να αυξηθεί η παραγωγικότητα μίας επιχείρησης;

Επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο

Είναι σαφές, πως η τεχνολογία έχει καταστήσει ευκολότερη την επικοινωνία μας με τους άλλους, ωστόσο δεν εγγυάται και την καλύτερη έκβασή της. Η πλειονότητα των εργαζομένων δηλώνει ότι η επικοινωνία διά ζώσης με συναδέλφους, προϊσταμένους και πελάτες είναι προτιμότερη, έτσι ώστε να προσφέρονται, άμεσα, σαφείς απαντήσεις και να αποφεύγονται οι συγχύσεις. Είναι εξαιρετικά πιθανό μέσω e mail ή γραπτού μηνύματος να παρερμηνευθεί ο τόνος και η πρόθεση των συνομιλητών. Επιλέξτε τη face-to-face επικοινωνία και ως δεύτερη επιλογή, το τηλεφώνημα, διότι η αλληλεπίδραση -ειδικά όταν πρόκειται για ένα meeting μεταξύ πολλών εργαζομένων- μπορεί να μην είναι καθόλου αποδοτική και να σπαταλάται, άδικα, πολύτιμος χρόνος. Η διά ζώσης επικοινωνία έχει αρκετά πλεονεκτήματα: ευκολότερος συντονισμός, συνεργασία, καταιγισμός νέων ιδεών (brainstorming), αυτοπεποίθηση και σιγουριά για τη θετική έκβαση ενός project.

E mail και άλλα επικοινωνιακά εργαλεία

Αν και η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο προσφέρει διαύγεια και καλύτερα αποτελέσματα, ωστόσο δεν μπορεί να είναι πάντοτε εφικτή. Πολλές φορές, οι εργαζόμενοι που καταφεύγουν στη χρήση skype, e-mails, dropbox και μέσων κοινωνικής δικτύωσης το κάνουν έτσι ώστε να έχουν τη δυνατότητα να εκτελούν ταυτοχρόνως και άλλες εργασίες, να κερδίζουν χρόνο ενώ βρίσκονται εν κινήσει, αλλά κυρίως για να καλύπτουν μακρινές αποστάσεις που τους χωρίζουν. Παρ’ολα αυτά, στην εξ’ αποστάσεως επικοινωνία θα πρέπει να τηρούνται οι κανόνες ευγένειας, να χρησιμοποιείται σωστή ορθογραφία και σύνταξη και τα μηνύματα να είναι, όσο χρειάζεται, αναλυτικά και εκτενή και όχι απότομα ή μονολεκτικά (π.χ. εντάξει ή ΟΚ), διότι έτσι μπορεί να δημιουργηθούν παρεξηγήσεις και η στάση αυτή να θεωρηθεί ως απροθυμία ή αγένεια.

Επικοινωνώντας ως ομάδα

Η τεχνολογία έχει τη δύναμη να ενώνει τους ανθρώπους, αλλά οι εργαζόμενοι μπορεί να εξακολουθούν να αισθάνονται αποκομμένοι χρησιμοποιώντας την και να νιώθουν πως δεν αλληλεπιδρούν καθόλου ως ομάδα. Εάν επιθυμείτε η επιχείρησή σας να λειτουργεί παραγωγικά, τότε προτεραιότητά σας θα πρέπει να είναι η διατήρηση μίας στενής επαγγελματικής σχέσης μεταξύ των εργαζομένων και η ομαδική εργασία. Τα δύο πιο σημαντικά αποτελέσματα της επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο είναι η αλληλεπίδραση και η διατήρηση της εταιρικής κουλτούρας. Η τεχνολογία δεν μπορεί να υποκαταστήσει, σε καμία περίπτωση, τις προσωπικές και επαγγελματικές σχέσεις, γι’ αυτό θα πρέπει να βασίζετε την εξέλιξη της επιχείρησης σας στη διά ζώσης επικοινωνία. Με αυτόν τον τρόπο βοηθάτε τα μέλη της ομάδας σας να έρθουν πιο κοντά, να γνωριστούν καλύτερα, να αναπτύξουν σχέσεις εμπιστοσύνης και έτσι να συνεργαστούν με πιο εύκολο και εποικοδομητικό τρόπο. Είναι βέβαιο ότι η τεχνολογία κυριαρχεί πλέον στον χώρο εργασίας, αλλά είναι σημαντικό να εξασφαλίσετε μία σαφή και αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας σας, ανεξαρτήτως του τρόπου επικοινωνίας που θα επιλέξουν για να έρθουν σε επαφή.

 

Της Μίας Κόλλια

Image Copyright: violetkaipa, www.shutterstock.com


Νέοι τρόποι επικοινωνίας και παραγωγικότητα
Tagged on:             

Leave a Reply