ΟΡΙΑ και πάλι ΟΡΙΑ

work time

Πως να προστατέψουμε τον εργασιακό μας χρόνο μέσα από την έξυπνη οριοθέτηση.

Της Μίας Κόλλια

Όλοι ξέρουμε πόσο χαοτική μπορεί να είναι η εργασιακή καθημερινότητα και πόσο δύσκολο είναι να εκμεταλλευτούμε τον εργασιακό μας χρόνο για μέγιστη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα. Συσκέψεις που ξεπερνούν το προγραμματισμένο χρόνο κατά πολύ γιατί η ροή χάνεται σε μη οργανωμένες συζητήσεις και άλλα «α, παρεμπιπτόντως να μην ξεχάσω…» παρεμβαλόμενα θέματα. Συνάδελφοι που περνάνε από το γραφείο μας σε μη προγραμματισμένες ώρες ζητώντας, ο καθένας, λίγο από τον χρόνο μας… Υφιστάμενοι που χρειάζονται βοήθεια… Προϊστάμενοι που θέλουν να μας εξηγήσουν κάτι ακόμη, μία καινούρια ανάθεση...

Μία τυπική μέρα στη δουλειά, ιδιαίτερα στον χώρο του επιχειρείν,  είναι αδύνατον να οργανωθεί στο έπακρο εκ των προτέρων. Αλλά αυτό αποτελεί ακόμα έναν λόγο για τον οποίο πρέπει ο προγραμματισμός να είναι έξυπνος, σαφής και να τηρείται. Βάζοντας όρια στην διαχείριση και την κατανομή του χρόνου μας, καταφέρνουμε να είμαστε πιο αποδοτικοί προς όφελος δικό μας αλλά και της ομάδας μας. Επιπλέον, δεν αφήνουμε έναν «ξεχειλωμένο» εργασιακό χρόνο να καταπατάει τον πολύτιμο προσωπικό μας χρόνο, δημιουργώντας μας έτσι δυσφορία και υπερκόπωση.

Ο τρόπος με τον οποίο θα προγραμματίσουμε την εργασία μας εξαρτάται από τη φύση της δουλειάς μας, την εργασιακή κουλτούρα και τη δυναμική των εργασιακών σχέσεων αλλά υπάρχουν και κάποιες τεχνικές που προτείνουν οι ειδικοί, οι οποίες μας βοηθούν να αναγνωρίσουμε, να θέσουμε και να επικοινωνήσουμε τα όρια μας.

Προκαθορισμένη Διαθεσιμότητα

Ένας αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσουμε τον εργασιακό μας χρόνο είναι να προγραμματίσουμε εκ των προτέρων ποιες ώρες είμαστε διαθέσιμοι για συσκέψεις. Για παράδειγμα, ώρες οι οποίες ανήκουν στον προσωπικό μας χρόνο ή ώρες που κρίνουμε ότι πρέπει να αφιερώσουμε στη εκτέλεση κάποιων εργασιακών καθηκόντων γιατί είμαστε πιο παραγωγικοί θα παραμείνουν αποκλειστικά δικές μας. Συνήθως, αυτές είναι οι πρώτες ώρες που ξεκινάμε την δουλειά μας ή οι τελευταίες πριν φύγουμε. Με αυτόν τον τρόπο δίνουμε στον εαυτό μας το περιθώριο να αφιερωθεί ανενόχλητα στη δουλειά αυξάνοντας την αποδοτικότητα μας. Επιπροσθέτως, έχοντας κλείσει τις υποχρεώσεις μας μπορούμε να είμαστε πλήρως παρόντες και συγκεντρωμένοι κατά τη διάρκεια συσκέψεων ή άλλων επαγγελματικών συναναστροφών. It’s a win-win!

Ατζέντα Συσκέψεων

Ίσως η πιο χρήσιμη συμβουλή για τη διαχείριση του χρόνου μας είναι η ατζέντα συσκέψεων. Πριν ξεκινήσει η σύσκεψη θα πρέπει όλοι οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν τον σκοπό της σύσκεψης, τα θέματα που θα συζητηθούν και τη ροή τους, καθώς επίσης και τον χρόνο που θα διαρκέσει. Η ατζέντα θα πρέπει να τηρείται ευλαβικά. Με αυτόν τον τρόπο, διεξάγεται μία συγκεντρωμένη συζήτηση με on-point αποτελέσματα. Παράλληλα, μετά το πέρας της σύσκεψης οι συμμετέχοντες βγαίνουν με καθαρό μυαλό με αποτέλεσμα να μπορούν να αποδώσουν στο επόμενο εργασιακό τους καθήκον.

Συγκεντρωμένος Εργασιακός Χρόνος

Σε μία εταιρική δομή είναι ιδιαιτέρως δύσκολο να βρούμε ένα εύλογο χρονικό διάστημα μέσα στο οποίο να μπορούμε να δουλέψουμε ανενόχλητα. Παρ’ όλα αυτά, είναι πολύ σημαντικό να προγραμματίσουμε τέτοια «ήσυχα» διαστήματα στην εργασιακή μας καθημερινότητα, σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση, καθώς αυτές είναι οι ώρες που είμαστε πιο αποδοτικοί και παραγωγικοί. Προγραμματίζοντας κάποιες ώρες ή μέρες κατά τις οποίες είμαστε μη διαθέσιμοι και επικοινωνώντας το αποτελεσματικά με τους συναδέλφους μας κάνουμε ένα πρώτο, καίριο και ουσιαστικό, βήμα.

Η επόμενη σελίδα αφορά στον τρόπο με τον οποίο διαχειριζόμαστε την εισερχόμενη επικοινωνία από το εργασιακό μας περιβάλλον, είτε πρόκειται για συναδέλφους είτε για πελάτες. Για παράδειγμα, οριοθετώντας την πρώτη επικοινωνία ώστε να πραγματοποιείται ηλεκτρονικά και όχι τηλεφωνικά ή προσωπικά, δίνουμε στον εαυτό μας το περιθώριο να αξιολογήσουμε εμείς τη βαρύτητα και το επείγον της περίστασης και να επιλέξουμε το πότε θέλουμε να ασχοληθούμε και πόση ώρα θέλουμε να διαθέσουμε. Επιπλέον, μας δίνει ένα χρονικό περιθώριο να κάνουμε μια προεργασία πριν ανταποκριθούμε, αυξάνοντας την αποδοτικότητά μας. Bonus tip! 

Τα όρια που θα θέσουμε στην εργασιακή μας καθημερινότητα είναι ένας συνδυασμός της φύσης της δουλειάς μας και των προσωπικών μας προτιμήσεων. Σε κάθε περίπτωση μας βοηθούν να αυξήσουμε την παραγωγικότητά μας, να είμαστε ήρεμοι και συγκροτημένοι και να διατηρούμε τις εργασιακές μας σχέσεις σε επίπεδα σεβασμού χωρίς εντάσεις και δυσφορία.  

Photo by Markus Spiske on Unsplash


ΟΡΙΑ και πάλι ΟΡΙΑ
Tagged on:         

Leave a Reply