Virtual Μeeting | Tips για να «ακούγεστε»

virtual meeting
Ότι θα έπρεπε να φτάσει το έτος 2020 και πανδημία παγκοσμίως για να μάθουμε να λειτουργούμε ψηφιακά κατά την εργασία μας, δεν το φανταζόμουν.

Της Έθελ Αγγελάτου

Και μην νομίζετε ότι εξαπολύω κατηγορίες, κρίνω εξ ιδίων τα αλλότρια και λέω πως ενώ έχω πραγματοποιήσει δεκάδες skype calls και meetings, μου ήταν πολύ δύσκολο αυτή και την προηγούμενη εβδομάδα να διαχειριστώ τον όγκο των ανθρώπων και την πληροφορία μέσα από τέτοια κανάλια, live.

Το καλό είναι ότι υπάρχει καλή πρόθεση και συνεργασία. Και αυτή προκύπτει τελικά από πάσα πλευρά. Θα μου πείτε, ανάγκα και οι θεοί πείθονται (αρκετά με τις παροιμίες όμως!), αλλά ομολογουμένως δεν πίστευα (και είμαι σίγουρη, ούτε κι εσείς) πως η οικογένειά μας, τα μικρά παιδιά μας και οι συνάδελφοι, υφιστάμενοι και προϊστάμενοι, θα μπορούσαν να συνυπάρξουν όλοι μαζί σε ένα δωμάτιο. Έστω ψηφιακά. Κι όμως, όταν χρειάζεται να τεθούν όρια, να επικοινωνήσεις την ανάγκη και να την εξηγήσεις, να κάνεις συμβιβασμούς σεβόμενος/η τον κόπο και την εργασία του άλλου, όλα γίνονται. Μόνο του σπανού τα γένια δεν γίνονται.

Ας πάμε όμως και στο πρακτικό του θέματος. Ας πούμε ότι έχουμε συνεννοηθεί με όλα τα μέρη που θα χρειαστεί να συνεργαστούν για να πραγματοποιηθεί ένα meeting – εξωγενείς-οικογενειακούς παράγοντες, αλλά και τους άμεσα εμπλεκόμενους-συναδέλφους – χρειάζεται επίσης να συντονιστούν αρκετές λεπτομέρειες για να διεξαχθούν όλα ομαλά. Όσο πιο ομαλά είναι εφικτό. Αυτές λοιπόν είναι μερικές συμβουλές για το πώς μπορείτε να φροντίσετε λεπτομέρειες που δεν θέλετε να σας «χαλάσουν» το τελικό αποτέλεσμα της τηλεδιάσκεψης:

  1. Φροντίστε να βρίσκεστε σε χώρο με όσο το δυνατόν λιγότερους θορύβους. Αποφύγετε να έχετε δίπλα σας ανοιχτά παράθυρα ή να είστε κοντά σε μπαλκόνι που βρίσκεται πάνω από δρόμο. Ο θόρυβος μεταφέρεται σε πολύ μεγάλο βαθμό, δυσκολεύοντας τους άλλους συμμετέχοντες στο meeting να ακούσουν καθαρά ο ένας τον άλλον.
  2. Θα βοηθούσε πολύ να μην στηριχτείτε στο ηχείο του υπολογιστή/laptop σας, αλλά να χρησιμοποιήσετε ακουστικά/hands-free. Μειώνουν κατά πολύ την ηχορύπανση για τους άλλους συμμετέχοντες, αλλά και την δική σας ακουστική.
  3. Φροντίστε να έχετε δοκιμάσει μια μέρα ή περισσότερες πριν, την πλατφόρμα που θα χρησιμοποιήσετε. Προσοχή επίσης και στις λεπτομέρειες, όπως πόσα άτομα θα συμμετέχουν στην τηλεδιάσκεψη. Μερικές από τις πλατφόρμες που με βοήθησαν τις τελευταίες ημέρες με άψογο αποτέλεσμα ήταν το Skype (τη δοκίμασα με 5 άτομα σύνολο), το Google Meet (80 άτομα σύνολο) και το Zoom (10 άτομα σύνολο).
  4. Προσπαθήστε να πραγματοποιήσετε ένα μικρό τεστ για τους συμμετέχοντες, στην αρχή της τηλεδιάσκεψης. Μη νομίζετε πως όλοι θα είναι εξοικειωμένοι και θα ήταν καλό να τους βάλετε να κάνουν ένα-δυο πραγματάκια (mute tον εαυτό τους, share screen, κ.ά.) ώστε να μην νιώσουν άσχημα μετέπειτα όσοι δεν γνωρίζουν πώς και θεωρήσουν πως καθυστερούν την ομάδα. Είναι ένα καλός τρόπος κιόλας να σπάσει ο πάγος, να γελάσετε λίγο και να γίνετε πιο αυθόρμητοι ο ένας με τον άλλον, μιας και ο ψηφιακός τρόπος επικοινωνίας ουδέποτε θα έχει την ίδια αμεσότητα που έχει η φυσική παρουσία.
  5. Μη σκέφτεστε τι κάνετε λάθος και τι σωστό. Κάνετε τη δουλειά σας, να είστε αυθόρμητοι και να επικεντρωθείτε στο θέμα της τηλεδιάσκεψης. Κανένας δεν θα σταθεί στην αμηχανία κανενός, ούτε σε λάθη – το θέμα είναι η επικοινωνία κι η συνεννόηση σε μια δύσκολη συγκυρία για όλους.

Κοινώς, απολαύστε το!

Andrea Piacquadio by pexels


Virtual Μeeting | Tips για να «ακούγεστε»

Leave a Reply